Créé le : 03/08/2009
Trois facteurs concourent à la réussite déploiement et mise en uvre du Système de Gestion de
Données Techniques (S.G.D.T) : les hommes, l'organisation et les outils informatiques en place.
Le déploiement du S.G.D.T va obligatoirement impliquer de nombreuses personnes dans l'Entreprise,
et peut remettre en cause leurs habitudes de travail. Il faudra s'assurer de la participation de
tous ou au moins de leur compréhension du projet, pour favoriser le maximum de cohésion et de
motivation. L'organisation, et plus particulièrement les flux d'information et les rôles de chaque
service devront êtres décrits dans le S.G.D.T; autant dire que l'organisation doit être claire,
connue de tous. Le S.G.D.T doit s'inscrire dans le système d'information existant ; si trop de
questions existent sur la pérennité des outils en place ou sur leur adéquation, la cohérence du
système d'information sera difficile à obtenir. Il est impératif pour le projet S.G.D.T de
s'assurer d'un support de la Direction mais aussi des personnes concernées. La liste ci-dessous
fournit quelques conseils souvent évidents, mais qu'il est indispensable de suivre si on veut
réussir le déploiement du S.G.D.T au sein de l'Entreprise.
Rechercher l'appui de la Direction
Un projet de déploiement d'un Système de Gestion de Données Techniques, va provoquer des
changements profonds dans la façon de travailler. Inévitablement ce déploiement aura un impact sur
les hommes et l'organisation. La Direction doit appuyer fortement le projet et proposer les
évolutions organisationnelles qui pourraient s'avérer nécessaires.
Impliquez tous les acteurs de l'Entreprise
Tout le monde doit être concerné par la mise en uvre d'un Système de Gestion de Données
Techniques. La mise en production d'un Système de Gestion de Données Technique va modifier parfois
de façon importante les moyens d'accès aux données techniques. En s'appuyant sur des technologies
modernes (masques d'écrans, navigation dans les rapports) le rapport des acteurs de l'Entreprise
avec les données techniques seront considérablement modifiés. La consultation de documents papiers
sera réduite et les utilisateurs auront accès à plus d'informations. Pour accompagner ce changement
dans l'Entreprise il est fondamental de s'appuyer sur les utilisateurs potentiels des outils. Le
S.G.D.T doit s'assurer de la disponibilité.
Sensibiliser et former en permanence
Avec l'appui de la Direction Générale et le soutien du groupe de projet, les utilisateurs doivent
être impliqués dans tout le scénario de mise en uvre. La motivation des utilisateurs est
essentielle pour la réussite du projet, ce sont eux qui utiliseront quotidiennement le logiciel de
S.G.D.T. Il est donc important de favoriser leur motivation, en les informant le plus largement
possible du déroulement du projet ou (mieux) en les impliquant. Un minimum de formation sur le
sujet leur permettra de participer de façon active à l'élaboration de la solution à mettre en
place. Le travail de groupe devra être réellement pratiqué de manière à favoriser les échanges et
la participation du plus grand nombre. Il faut vérifier que l'ensemble des services concernés
pourra s'impliquer dans le projet, ce qui suppose un minimum de disponibilité de leur responsable
et d'une partie des utilisateurs potentiels. La transparence entre les services facilitera la
communication, la compréhension de l'organisation ou éventuellement sa redéfinition. Les objectifs
donnés par la Direction ou l'initiateur du projet doivent être connus et admis de manière à obtenir
l'adhésion et la collaboration des principaux acteurs du projet.
Nommer un responsable du projet et former une équipe
Le responsable du projet doit être connu et reconnu de tous. Il est le moteur du projet, tant dans
sa phase de définition que dans sa mise en uvre. Il doit bien connaître l'Entreprise (son
activité, ses produits, son organisation), avoir des qualités d'animation et d'arbitrage et si
possible faire autorité. Une équipe de projet (ou groupe de travail) doit être constituée avec les
responsables concernés et les principaux utilisateurs. Elle se réunit périodiquement pour définir
la politique de gestion de données à mettre en place, sous la direction du responsable de projet.
Les réunions font l'objet de comptes rendus et les résultats des étapes principales sont formalisés.
Manager votre projet
Le responsable du projet S.G.D.T doit s'impliquer fortement dans le déploiement. Sa disponibilité
est indispensable et le projet doit être sa priorité. Il doit impérativement planifier les
différentes étapes de mise en oeuvre et assurer un suivi très rigoureux. L'utilisation d'outil de
gestion de projets est souvent indispensable.
Faites en un projet d'Entreprise
Un projet d'investissement en Gestion de Données Techniques est un véritable projet d'Entreprise
qui nécessite l'implication de nombreuses personnes. L'informatisation s'accompagnera de nombreuses
modifications : le passage du manuel à l'informatique, la modification des procédures et des
habitudes, le travail en réseau, l'abandon des recueils d'informations personnelles. Autant de
"perturbations" qui nécessitent des efforts d'acceptation ! De ce fait, la participation de
nombreuses personnes au projet est nécessaire.
Le projet durera de 9 à 12 mois et nécessitera un planning dont la tenue évitera les dérives
excessives et l'essoufflement du groupe de projet.
Expliquer les objectifs, les gains, les moyens, les contraintes
Les raisons de vouloir installer un S.G.D.T doivent être claires pour tous. Tout le monde doit
comprendre quels types de problèmes vous souhaitez résoudre avec un S.G.D.T. Les conséquences, sur
les hommes et sur l'organisation, doivent être appréhendées très tôt dans la démarche.
Justifiez vis-à-vis de la Direction en vous appuyant sur des gains concrets : diminution du temps
de circuit d'approbation, diminution des formats papiers, accès plus rapide à l'information,
réutilisation de l'existant,
Faites part aussi des contraintes que cela va introduire : plus grande rigueur dans le stockage des
données, perte de temps à l'enregistrement des documents techniques,
Mettez en uvre de façon progressive
En planifiant l'implantation par étapes successives vous pouvez mieux estimer les gains et les
coûts. La qualité des phases d'analyse et de préparation est capitale pour réussir un bon
déploiement du S.G.D.T dans l'Entreprise. Adopter une démarche progressive en limitant au début le
périmètre (données techniques ou utilisateurs) de déploiement. Deux stratégies sont possibles
:
Prendre en compte un grand nombre de données techniques et peu d'utilisateurs (priorité aux
données).
Prendre en compte peu de données techniques et beaucoup d'utilisateurs (priorité au processus).
Jouer la carte de l'intégration
L'organisation, et plus particulièrement les flux d'information et les rôles de chaque service
devront êtres décrits dans le S.G.D.T ; autant dire que l'organisation doit être claire, connue de
tous. L'informatique n'améliorera pas l'organisation. Le SG.D.T doit s'inscrire dans le système
d'information existant ; si trop de questions existent sur la pérennité des outils en place ou sur
leur adéquation, la cohérence du système d'information sera difficile à obtenir. Le logiciel de
S.G.D.T devra s'intégrer ou communiquer avec les outils informatiques de l'entreprise (GPAO, CAO,
FAO, base de données,...) de manière à obtenir un système d'information cohérent et communicant.
Les outils informatiques en place ne doivent, en principe, pas être remis en cause, ce qui
augmenterait les difficultés du projet et l'énergie à y consacrer.
Assurer vous de la maîtrise des outils existants
L'utilisation des outils informatiques en place doit être maîtrisée et leur rôle précisé, de
manière à éliminer tous les doutes qu'il pourrait y avoir sur la performance des outils en place.
Un changement de système CAO peut éventuellement être conduit en même temps que l'investissement en
S.G.D.T, mais sûrement pas un changement de GPAO.
La pratique d'un réseau pour échanger des fichiers ou partager des ressources, peut faciliter la
mise en uvre d'un S.G.D.T (les utilisateurs ayant déjà la pratique des échanges par le réseau).
L'assurance de la qualité oblige l'Entreprise à réfléchir à son organisation, à formaliser ses
processus, à définir les responsabilités. Elle implique aussi le fonctionnement d'un groupe de
projet. Elle facilite donc l'arrivée d'un S.G.D.T.
Les clefs de la réussite
· Impliquez tous les acteurs de l'Entreprise
· Nommer un responsable du projet et former une équipe
· Faites en un projet d'entreprise
· Expliquer les objectifs
· Mettez en uvre de façon progressive
· Jouer la carte de l'intégration
· Assurer vous de la maîtrise des outils existants
Pour en savoir plus consulter le site INTERNET Communauté Virtuelle EDT".
Afin de développer la pénétration des technologies d'échange et de gestion des données techniques
(EDT et GDT) dans les PME-PMI, le CETIM et le GOSET,dans le cadre d'un projet soutenu par le
Ministère de l'Economie des Finances et de l'Industrie, ont développé le site INTERNET "Communauté
Virtuelle EDT". De nombreux articles sur les échanges de données techniques, la norme STEP et les
systèmes de gestion de données techniques sont directement accessibles sur le site.
Un forum est mis à disposition pour des échanges d'idées.
La maquette de ce site est actuellement accessible à l'adresse suivante :
http://www.goset.asso.fr/ucip/