Créé le : 03/08/2009
La réflexion sur l'opportunité de mettre en uvre un SGDT doit être menée de façon très rigoureuse
et être pilotée par la direction. Cette réflexion stratégique pour l'entreprise passera par des
phases d'analyse et de spécifications des besoins très détaillés. Une justification précise
incluant les gains en temps, en délai, mais aussi en qualité devra être réalisée et présentée à la
direction mais aussi à toutes les personnes qui seront concernées. C'est seulement phases d'analyse
et de justification qu'une évaluation des produits pourra être envisagée.
Analysez vos besoins
La mise en uvre d 'un système de gestion de données techniques passe obligatoirement par :
· Des phases d 'analyse pour identifier les besoins,
· Des spécifications pour formaliser les besoins,
· Des évaluations pour choisir le produit qui répond au mieux aux besoins.
Les raisons de vouloir installer un SGDT doivent être claires pour tous. Tous les secteurs de l
entreprise doivent être informés sur les objectifs à atteindre.
Vous devez définir ce que vous attendez du système, comment vous souhaitez utiliser cette fonction
au sein de l 'entreprise et quelles en seront les conséquences pour les employés et sur votre
organisation Les conséquences, sur les hommes et sur l 'organisation, doivent être appréhendées
très tôt dans la démarche.
Spécifiez les besoins
Une spécification détaillée des besoins devrait être la base de votre processus d'évaluation et de
mise en uvre du système. Une spécification détaillée facilite l'évaluation des produits et sert de
support lors de l 'implémentation. Dans les spécifications, il est nécessaire de prendre en compte
l'aspect informatique (systèmes existants) et l'aspect utilisateurs. Spécifiez les besoins :
· Fonctions
·
Architecture du système
· Standards
· Système d'exploitation
· Outils d'administration et moulinettes
· Points sur la gestion de données
· Profils des utilisateurs
· Interfaces et intégration de l'application avec les applications métiers
Justifiez le SGDT
La mise en uvre d'un SGDT doit prendre en compte non seulement l'investissement financier mais
également le temps passé à former les utilisateurs. Les dirigeants souhaitent mesurer le retour sur
investissement.
Justifier le SGDT par des gains concrets en temps, en coût et en amélioration de la qualité des
documents techniques:
Évaluez les produits
Une démarche rigoureuse qui doit apporter des réponses aux questions suivantes :
· Est-ce que la proposition du fournisseur de SGDT correspond à vos besoins ?
· N'y a t'il pas un point demandé reporté à plus tard?
· Quel est le coût total du package proposé ?
· Quel type de relation le fournisseur de SGDT vous propose-t-il ?
Le SGDT fera partie intégrante de votre culture d'entreprise, vous avez donc besoin d'un partenaire
souple et fiable. N'oubliez pas que c'est un partenariat que vous engagez avec le fournisseur.
Estimez les coûts et les bénéfices
Évaluez le coût réel de l'achat, le coût de l'installation, le coût de fonctionnement d'un SGDT
(coût interne et externe).
Définissez quels bénéfices peuvent être obtenus et comment les quantifier (ce qui est bien, ce qui
est dans la moyenne, ce qui serait parfait).
Établissez une mesure de la situation de référence (avant la mise en uvre) et mesurez ensuite la
situation aux différentes étapes du projet. Attention aux coûts cachés : formation importante,
phase de maquettage, investissement humain important lors du démarrage.Les coûts viennent en
premier. Les bénéfices viendront plus tard. En planifiant l'implantation par étapes successives
vous pouvez mieux estimer les gains et les coûts.
Scénario de mise en uvre d'un SGDT
Étape 1 : Étude
· Choix d'un SGDT
· Description du processus
· Constitution de compétences SGDT
· Information des personnes
Étape 2 : Analyse Ajustement
· Analyse, test des fonctionnalités du SGDT
· Validation du choix par une analyse plus fine des fonctionnalités et une première mise en
uvre
Étape 3 : Mise en uvre Utilisation
· Structure de produit
· Traitement de documents simples
· Connexion à des outils d'ingénierie (CAO, FEM, etc.) et de bureau
Début du déploiement du SGDT autour de besoins simples de structures de produits et traitements de
documents, avec en parallèle, une mise en uvre de liens avec vos applications
Étape 4 : Utilisation
· Traitement des structures complexes : familles, vues, effectivité
· Workflow : la mise en uvre d'un Workflow complet arrive souvent en fin d'installation
quand toutes les données techniques ont été identifiées et structurées.
Étape 5 : Intégration complète
· Gestion de configuration
· Intégration avec CAD, CAE, ERP/MRP
· Gestion de projet
· Intégration complète dans le système d'information de l'entreprise
En résumé
· Une "bonne" mise en uvre passe par les étapes suivantes :
· Une spécification détaillée des besoins
· Une justification du SGDT
· Une implication à tous les niveaux
· Une implémentation par étapes structurées
Pour une mise en uvre réussie établissez un plan de déploiement en accord avec la direction et les
utilisateurs et prenez en compte les remarques ci-dessous :
· Développer un planning du projet.
· Définir les objectifs et ne pas en changer.
· Impliquer les utilisateurs finaux.
· Utiliser des sites pilotes afin de tester chaque étape de la mise en uvre.
· Découper les projets importants en étapes plus petites et ordonnées.
· Établir des paramètres significatifs et pratiques à mesurer.
· Ne pas promettre de miracles.
· Rechercher et obtenir le soutien de la direction.
La qualité des phases d 'analyse et de préparation est capitale pour réussir un bon déploiement du
SGDT dans l'entreprise.
La rapidité de la mise en mode opérationnel, l'acceptation par les utilisateurs et les gains
obtenus, dépendent de votre stratégie de mise en uvre.
L'approche site pilote et maquette spécifique est souvent proposée par le fournisseur du produit
comme indispensable à la mise en uvre du SGDT.
Le SGDT ne va pas tout résoudre. Expliquer ce qu'il va apporter et définissez bien ses limites.
Comment démarrer ?
Commencer à déployer le SGDT autour de besoins simples de structures de produits et traitements de
documents, avec en parallèle, une mise en uvre de liens avec vos applications. La mise en uvre d
'un Workflow complet arrive souvent en fin d 'installation quand toutes les données techniques ont
été identifiées et structurées. Une première stratégie consiste à étendre progressivement les
fonctionnalités en se limitant à un nombre restreint d 'utilisateurs puis d 'augmenter le nombre d
'utilisateurs.
La seconde stratégie consiste à élargir le nombre d 'utilisateurs pour un ensemble de
fonctionnalités réduites, puis d 'élargir les fonctionnalités couvertes par l 'application.